Cartilha NF-e do IBS –  Lançamento e implicações para as empresas

Em 14 de novembro de 2025, o Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (CG-IBS) tornou pública a “Cartilha Orientativa para Emissão da NF-e do IBS – Volume 1”, documento técnico essencial para a transição ao novo modelo de tributação sobre o consumo instituído pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e pela Lei Complementar nº 214/2025.

A cartilha se destina a orientar contribuintes, desenvolvedores de sistemas e profissionais contábeis/fiscais, além das administrações tributárias estaduais e municipais, sobre os requisitos operacionais da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no contexto do novo imposto.

Do ponto de vista técnico-operacional, o lançamento representa uma etapa relevante e de impacto prático para as entidades que devem adequar seus processos de faturamento, escrituração e apuração. A nova cartilha aborda diretamente os “novos campos, finalidades e eventos dos documentos fiscais eletrônicos (DF-e) que produzirão efeitos diretos na apuração do IBS”, conforme destacado no comunicado.

A leitura do Volume 1 confirma que o documento é de natureza eminentemente prática, detalhando grupos de campos como: data de previsão de entrega, operações a entes públicos, pagamentos antecipados, doações, ajustes de competência, estornos de crédito e eventos de transporte/perda, entre outros.

Principais aspectos técnicos de relevância

1. Emissão da NF-e com novos campos e eventos

A cartilha ressalta que a apuração assistida do IBS dependerá fortemente da captura correta dos dados extraídos das NF-e, o que exige das empresas uma revisão de seus sistemas de faturamento e ERP para atender aos novos campos. A observância desses campos será fundamental para que o contribuinte evite erros de apuração, duplicidade ou omissão de débito/crédito.

2. Operações com entidades públicas

Um destaque prático diz respeito às operações de fornecimento à administração pública. A cartilha explicita que nessas hipóteses será obrigatório informar, na NF-e, o código para diferenciar o fornecimento (sem pagamento ocorrido) do efetivo fato gerador (quando o pagamento for realizado). Essa abordagem exige atenção da empresa no momento da emissão da nota e no momento do recebimento, para evitar lançamentos indevidos de débito de IBS antes da concretização do fato gerador.

3. Apuração assistida e mudanças de paradigma

Um aspecto relevante é o modelo de apuração assistida do IBS, no qual o próprio sistema do CG-IBS consolidará automaticamente os dados das NF-e e dos eventos vinculados para sugerir o saldo de IBS a recolher ou recuperar. Essa mudança representa um salto tecnológico e de conformidade, demandando das empresas não apenas adequação de sistema, mas também de processos internos, controles e governança fiscal.

Implicações para as empresas e para o profissional da contabilidade

Para os profissionais da contabilidade e auditoria, o lançamento da cartilha tem efeitos múltiplos. Em primeiro lugar, exige a revisão dos procedimentos de faturamento, análise de impacto tributário e adaptação dos registros de NF-e e de eventos fiscais.

A cartilha fornece, de fato, um guia prático, mas não exime o responsável contábil da obrigação de validar os sistemas de informação e as configurações de emissão, garantindo que os novos campos estejam corretamente alocados e operacionalizados.

Em segundo lugar, a necessidade de adequar os controles internos se torna mais evidente: o contribuinte deverá controlar a integridade dos dados emitidos, o ingresso correto das NF-e no sistema, eventos de estorno, ajustes de competência e a rastreabilidade de créditos/débitos do IBS.

Além disso, o profissional de contabilidade deve antecipar os impactos das mudanças no regime de consumo, como a transição gradual até 2033 e os efeitos sobre crédito fiscal, liquidez e contingências tributárias. A cartilha enfatiza que operações como doações, bens móveis usados, antecipações de pagamento, rupturas de crédito, entre outras, terão tratamento específico e codificado por evento nos sistemas.

Pontos de atenção e desafios

Embora a cartilha represente avanço técnico importante, alguns desafios práticos se destacam:

• A cartilha tem caráter orientativo e não substitui legislação ou norma interna de cada ente federativo; há risco de divergência local na implementação.
• A migração para o novo sistema exige tempo, adequação tecnológica e treinamento. Pequenas e médias empresas podem enfrentar custos de adequação e risco de falha de compliance no período de transição.
• A cartilha indica muitos campos e eventos novos, o que gera complexidade operacional na emissão de NF-e e controle de créditos — aumentando a necessidade de processos robustos de governança fiscal.
• A coordenação entre estados e municípios, embora destacada, poderá se enfrentar com ritmos e exigências diferentes, o que exige atenção às legislações locais e aos cronogramas de implantação previstas pelo CG-IBS.

O lançamento da Cartilha Orientativa para Emissão da NF-e do IBS representa um marco técnico-operacional na transição para o novo modelo tributário de consumo.

Para as empresas, profissionais da contabilidade e desenvolvedores de sistemas, trata-se de um instrumento de orientação essencial, mas que exige ação imediata: adequação de sistemas, revisão de procedimentos fiscais, melhoria dos controles internos e antecipação de riscos tributários.

A contabilidade assume papel central como facilitadora dessa transição, reforçando governança fiscal, cumprimento das obrigações e mitigação de contingências. Em última análise, o êxito da implementação dependerá não apenas da emissão correta das notas fiscais, mas da qualidade dos dados, da rastreabilidade dos eventos e da governança tributária da empresa no novo ambiente do IBS.