Nota Fiscal Eletrônica – Guarda e Armazenamento após Ajuste Sinief nº 2/2025

Recentemente, a publicação do Ajuste Sinief nº 2/2025 trouxe novas diretrizes sobre o prazo de armazenamento de arquivos de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e), gerando dúvidas entre contribuintes e profissionais da contabilidade.

Afinal, os contribuintes precisarão guardar os arquivos XML por 11 anos?
A resposta é: Não.

A seguir, explicamos os principais pontos e esclarecemos o que mudou (e o que permanece igual).

O que diz a legislação atual?

Em regra, o prazo de guarda de documentos fiscais pelos contribuintes continua sendo de 5 (cinco) anos, conforme estabelece o Código Tributário Nacional (CTN) artigos 173 e 174. Este prazo pode ser ampliado apenas nos casos em que o contribuinte esteja envolvido em litígios judiciais relacionados ao crédito tributário.
Essa orientação não foi alterada com a publicação do Ajuste Sinief nº 2/2025.

O que prevê o Ajuste Sinief nº 2/2025?

O Ajuste Sinief nº 2/2025, publicado em 16 de abril de 2025, estabelece que os Estados, o Distrito Federal e a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil deverão manter os arquivos XML de determinados Documentos Fiscais Eletrônicos por um prazo mínimo de 132 meses (equivalente a 11 anos), contados a partir da data de autorização do documento.

Importante: esta exigência é dirigida exclusivamente à Administração Tributária e não impõe novas obrigações diretas aos contribuintes.

E para o contribuinte? O que muda?
Nada muda.

O prazo de guarda de documentos fiscais pelos contribuintes permanece em 5 anos, conforme previsto no CTN.

A ampliação para 11 anos aplica-se apenas aos sistemas de armazenamento e controle de dados mantidos pelo Fisco, visando aprimorar a gestão e o tratamento das informações diante do crescente volume de DF-e processados nos ambientes autorizadores.

Além disso, cada Unidade da Federação poderá definir a tecnologia e os meios de armazenamento dos dados em seus próprios sistemas, respeitando o novo prazo para fins internos.

O contribuinte não está obrigado a manter seus arquivos XML por 11 anos.
Permanece vigente a regra geral de guarda de documentos fiscais por 5 anos, salvo em hipóteses específicas como a existência de processos judiciais.

A mudança introduzida pelo Ajuste Sinief nº 2/2025 é uma medida de caráter interno da Administração Tributária e não afeta diretamente as obrigações dos emissores de documentos fiscais eletrônicos.

Fontes:
Ajuste Sinief nº 2/2025 https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/ajustes/2025/ajuste-sinief-2-25
Código Tributário Nacional (CTN) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm